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Gestión de equipos de desarrollo distribuidos.

Sobre el trabajo con equipos de desarrollo distribuidos

Comparto algunas reflexiones y experiencia de un líder de proyecto de una, autodenominada, importante empresa de software en la que trabaje hace algún tiempo. Las comparto porque de todo lo que se opino en aquel momento el único que dijo algo coherente fue el, quisiera poner su nombre para darle el crédito pero no estoy seguro si le va a gustar la idea.

La pregunta fue: "Cual es su experiencia trabajando con equipos remotos"

Esta fue la respuesta:

Mas allá del desafío de no verse cara a cara está además el desafío de la distancia cultural entre Argentinos, Indios y Americanos.

Voy a localizarme en el aspecto de dispersión geográfica, dejando un poco de lado el tema cultural aunque éste último es a mi criterio aún más desafiante que la virtualidad del team:

  • Te disciplina a formalizar y explicitar todos los artefactos de comunicación. Esto es clave para estos equipos: la comunicación frecuente, diaria y repetitiva hasta el cansancio (Scrum te ayuda mucho para operativizar esto)

  • Tema frecuencia y horarios de las reuniones: la única forma que encontré de formar el hábito sobre las reuniones diarias, planning y retrospectivas es cumpliendo el horario y la frecuencia a rajatabla, sin excepciones y dando el ejemplo y haciendo notar los desvíos (los americanos no toleran ni 2´de retraso, a los argentinos no les interesa ni les importa llegar tarde y no son conscientes del impacto en otros de ni siquiera avisar y esto genera fricciones ante percepciones de falta de respeto de unos hacia otros o de falta de flexibilidad por parte de los americanos hacia nosotros, etc.). Es importante setear y acordar entre todos las ground rules desde el inicio, escribirlas y repasarlas cada tanto para ver si se mantienen, cambian o como mejorarlas. Es importante que la reunión empiece y termine a término para que no se convierta en una “carga” demasiada pesada para las tareas del team.

  • Tener ambientes de integración contínua con daily builds automatizados ayuda al flujo de comunicación a través de una “tarea común” que de no cumplirse impacta a todos. Debe ser prioridad que ante el build roto no se avance hasta no arreglarlo, esto fuerza un trabajo en equipo y la interdependencia diaria del team.

  • Forzar peer-reviews entre miembros distribuidos ayuda a integrarlos además que conviene siempre armar sub-equipos de tareas (task-forces) con miembros distribuidos. En lo posible no formar sub-equipos locales, hacerlo siempre con miembros distribuidos: perdés eficiencia pero ganás cohesión, comunicación e integración. Y estos últimos ítems son los mas críticos al tener equipos dispersos . Vas a sentir resistencia al principio por parte de los locales a trabajar con los “desconocidos” pero hay que superar esta inercia forzándola y explicando el raciónal de forma clara y precisa.

  • Además de reuniones de seguimiento grupales, tener reuniones semanales de seguimiento 1:1 con cada miembro individual. Con 30’ alcanza, es para elicitar temas que no surjan naturalmente debido a cada personalidad en el ámbito de equipo.

  • De ser posible en el kick-off y durante el proyecto tener reuniones presenciales de team completo o alguno/s que viajen (una vez en cada locación) de forma de lograr verse cara a cara y obtener sensibilidad de condiciones de ambiente, dinámica, etc. de cada lugar.

  • Como líder del equipo tenes que intentar desacoplarte al ambiente local y actuar “como si” estuvieses en remoto porque es la única forma de sensiblizarte a los desafíos que se enfrentan los que están lejos. Cómo? Por ejemplo si las reuniones son por skype probar algunas veces estar vos solo por skype lejos del equipo local para sentir como escuchan, y como se siente estar en remoto y el impacto de ciertas acciones. Y sobre-comunicar la sensibilidad que se pierde para los remotos: por ejemplo explicando lo que siente el cliente, lo que se comenta o se habla, etc. Esto hay que hacerlo diariamente y aprovechando los 1:1 con cada miembro del equipo también.

  • Por último la tecnología es super importante, tener muy buenos mecanismos de comunicación de audio: conexión a internet, headphones / speakerphones profesionales y de primera calidad, y plan B de comunicaciones cuando falle el plan A. Y herramientas eficientes virtuales (web based) para mostrar el progreso y ver el avance grupal. (google docs mejor que Excel por ejemplo o aún mejor agilo o versionone para manejar el ciclo de SCRUM). En lo posible des-incentivar el uso intensivo del e-mail y sí incentivar algún foro o feature social que tienen algunas herramientas web para gestionar las conversaciones del equipo y de paso mantenes escrita una base de conocimiento explícita que se pueda minar a futuro cuando ingresan nuevos miembros debido a la rotación.

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